Lavorare da remoto? La soluzione Umbra Control

Umbra Control

Smart working, lavoro agile. Con la diffusione di Intenet, ha iniziato a cambiare il modo di lavorare che si è slegato sempre più dal luogo fisico di lavoro. Flessibilità e mobilità sono diventate le parole chiave da cui non è più possibile prescindere e che i reparti HR di ogni azienda si trovano a dover gestire. Mai come in questo momento di emergenza sanitaria mondiale, causata dalla diffusione del Virus COVID-19, la tecnologia è un supporto fondamentale e il concetto di smart working è all'ordine del giorno: una vera e propria necessità.

Umbra Control, è un'azienda italiana che opera in veste di System Integrator su tutto il territorio nazionale, applicando in diversificati settori esperienza quarantennale unita alla forte vocazione tecnologica che da sempre la contraddistingue. Analizzando il nuovo contesto del mondo del lavoro e in risposta alle esigenze determinate dal progresso della tecnologia, si è trovata a riflettere su come rendere smart non solo il lavoro, ma anche la sua gestione sia dal punto di vista aziendale che del personale. Tra i diversi prodotti e servizi sviluppati e applicati, ha così preso forma GRUWEB.

GRUWEB è un software di gestione delle risorse umane: un'interfaccia di comunicazione fruibile e intuitiva tra personale e azienda. Uno strumento che assicura il miglior controllo sui dati raccolti, nel pieno rispetto della normativa GDPR, e che presenta un semplice ma innovativo funzionamento.

Il personale, connettendosi al proprio profilo GRUWEB tramite pc, smartphone o tablet, ha a disposizione in qualsiasi momento ogni informazione utile per la programmazione del proprio lavoro. Da remoto, può così scaricare documenti riservati e buste paga, accedere alla propria cronistoria aziendale, pianificare ferie e permessi, gestire richieste di rimborsi spese e trasferte, prenotare corsi di formazione, usufruire di particolari servizi (come la mensa o i buoni pasto maturati), visualizzare le comunicazioni nella bacheca di messaggistica aziendale e utilizzarla per organizzare la gestione degli spazi del luogo di lavoro, dalla prenotazione della scrivania alla sala riunioni.

Di conseguenza, l'ufficio HR dell'azienda ha sempre a disposizione uno strumento aggiornato in tempo reale con cui comunicare con i lavoratori, indipendentemente da dove essi si trovino.

Flessibilità e mobilità non influenzano soltanto la comunicazione tra azienda e lavoratori, ma anche la gestione della rilevazione presenze. Umbra Control ha trovato una soluzione anche a questa problematica, introducendo in GRUWEB l'applicazione Timbratura Mobile: sfruttando la tecnologia di geolocalizzazione, un qualunque smartphone si trasforma in un terminale che permette al personale aziendale di timbrare la propria presenza sui diversi luoghi di lavoro, interfacciandosi con il software GRUWEB tramite autenticazione username/password oppure utilizzando lo smartphone come lettore NFC, Barcode o QR Code per scansionare il proprio badge.L'applicazione memorizza le timbrature nel dispositivo ed in presenza di connessione disponibile (Wifi o SIM), le invia al server che ospita il software GRUWEB permettendo all'ufficio HR di visualizzare in tempo reale le presenze dei dipendenti con la relativa posizione GPS al momento della timbratura.

Questo sistema risolve la gestione di personale in trasferta, autisti, vigilanza, assistenza domiciliare, manutenzione e di tutti quei lavoratori che si trovano in una condizione di lavoro a distanza rispetto alla sede: GRUWEB facilita in generale la coordinazione e il controllo dei dipendenti svincolati dal luogo di lavoro, attuando le logiche dello smart working. Ma non solo: grazie alla funzione GRUWEBSmart Mobile è possibile monitorare anche la produzione e rendicontare le commesse, semplicemente timbrando all'inizio e alla fine di una determinata attività; così l'azienda ha facile controllo non solo della presenza, ma anche delle diverse attività svolte dai dipendenti secondo la programmazione indicata.

In aggiunta al tema della rilevazione presenze e pianificazione lavoro da remoto, lo smart working può incidere anche sulla gestione del controllo accessi. Anche in questo caso un lavoro agile, meno vincolato a tempi e luoghi, richiede una gestione altrettanto smart sia per l'azienda sia per il personale. La soluzione tecnologica di Umbra Control per questa esigenza sempre più diffusa è KEYENTRY: un software di controllo accessi via web.

L'azienda, tramite un adeguato protocollo di sicurezza, accede ad un'interfaccia di rete con cui può monitorare da remoto e in tempo reale accessi e transiti di utenti, visitatori e automezzi su porte, cancelli, sbarre o tornelli che avvengono secondo delle regole di abilitazione configurate nel database (fasce orarie e giorni della settimana, controlli anti-pass back, autorizzazioni speciali, etc). Tutti i dati sono facilmente e rapidamente consultabili e modificabili da q